الأصول الثابتة والإهلاك

1التسجيل — ومعاه القيد

بتسجل الأصل وبتقول مصدر تمويله: دفعت نقدي من خزينة، ولا على حساب مورد، ولا المالك ساهم بيه، ولا هو أصل قديم عندك من قبل ما تستخدم النظام. الاختيار ده بيحدد الطرف الدائن في القيد — فالرسملة بتتقيد صح من أول لحظة، مش بند بتضيفه يدوي بعدين.

2الجرد والعهدة

لو اشتريت تلات عربيات بنفس الفاتورة، بتسجلها أصل واحد بكمية 3 — والنظام بيعمل تلات وحدات، كل واحدة ليها رقمها وباركود وسيريال، وتقدر تسلم كل واحدة لموظف مختلف في فرع مختلف. المحاسبة بتفضل على الأصل ككل، والعهدة بتتتبع لكل وحدة، وكل تسليم بيتسجل في سجل دايم.

3دورة الإهلاك الشهرية

بتعمل دورة للشهر، فتشوف معاينة: كل أصل، طريقته، قيمته الدفترية قبل وبعد، والمبلغ. تراجع وتعتمد، فيترحل قيد الشهر. ولو اكتشفت غلطة بعد الاعتماد، تقدر تلغي الدورة. وشهر الشراء نفسه بيتحسب بالأيام افتراضياً — أصل اشتغل من 20 الشهر ما بياخدش إهلاك شهر كامل.

4إعادة التقييم

لما القيمة العادلة للأصل تختلف فعلاً عن دفاترك — عقار مثلاً — بتعمل إعادة تقييم: النظام بيقفل مجمع الإهلاك، يعدل قيمة الأصل للقيمة العادلة، ويرحل الفرق لفائض إعادة التقييم في حقوق الملكية (أو للأرباح والخسائر لو كان عكس خسارة سابقة على نفس الأصل)، وبعدها الإهلاك بيكمل على الأساس الجديد.

5الاستبعاد

بعت، خردت، أو شطبت. النظام بيقفل التكلفة ومجمع الإهلاك، يسجل المتحصل نقدي في خزينة أو على حساب العميل لو البيع آجل، ويرحل الفرق ربح أو خسارة استبعاد. ولو كان الأصل اتعاد تقييمه قبل كده، الفائض الباقي بيتحول للأرباح المحتجزة.

إمتى أسجل الحاجة كأصل ثابت وإمتى كمصروف؟

سؤالين: هتستخدمها أكتر من سنة؟ وقيمتها معتبرة بالنسبة لحجم شغلك؟ لو الاتنين أيوه — أصل ثابت بيتهلك على سنين. لو لأ — مصروف السنة دي. أغلب الشركات بتحدد حد أدنى للقيمة (مثلاً 5,000 جنيه) عشان ما تفضلش تسجل كل كرسي كأصل. الحد ده سياسة شركتك، بيحددها محاسبك.

الإهلاك بيطلع فلوس من الخزينة؟

لأ. الفلوس خرجت مرة واحدة يوم ما اشتريت الأصل. الإهلاك مجرد توزيع محاسبي للتكلفة دي على السنين اللي بتستفيد منها — قيد بيقلل الربح وما بيلمسش النقدية. عشان كده ممكن الشركة تبين ربح أقل والخزينة زي ما هي.

عندي أصول قديمة من قبل ما أستخدم النظام — أعمل إيه؟

بتسجلها بتكلفتها الأصلية وتدخل مجمع الإهلاك اللي اتحسب عليها لحد تاريخ معين، والنظام بيكمل من بعد التاريخ ده — مش بيعيد حساب سنين فاتت ولا بيكتب في فترات مقفولة. ودي طريقة تسجيل منفصلة عن الشراء الجديد، عشان رأس المال الحقيقي يفضل واضح ومتميز عن الأرصدة الافتتاحية.

أغير العمر الإنتاجي بعد ما الإهلاك بدأ؟

النظام بيقفل تقديرات الإهلاك (الطريقة، العمر، قيمة الخردة) بمجرد ما يترحل أول إهلاك — عشان الجدول والقيود المرحلة يفضلوا متسقين. ولو التقدير اتغير فعلاً (الماكينة هتعيش أطول أو أقصر)، الطريقة الصح محاسبياً هي إعادة التقييم، وليها شاشة مستقلة بتعدل الأساس وتوزع الباقي على العمر الجديد.

بعت أصل بسعر مختلف عن قيمته الدفترية — القيد إيه؟

الفرق بين المتحصل والقيمة الدفترية هو ربح أو خسارة استبعاد. النظام بيقفل تكلفة الأصل ومجمع إهلاكه، يسجل المتحصل (نقدي في خزينة، أو على حساب العميل لو البيع آجل)، ويرحل الفرق لحساب ربح أو خسارة الاستبعاد — قيد واحد متوازن. والاستبعاد من غير بيع (شطب أو تخريد) بيسجل الخسارة بنفس المنطق.

الإهلاك بيترحل تلقائي كل شهر؟

افتراضياً لأ — بتعمل دورة الشهر بنفسك، تشوف معاينة بكل أصل والمبلغ قبل ما تعتمد، وتقدر تلغي الدورة لو لقيت حاجة غلط. والترحيل التلقائي موجود كخيار بتفتحه من الإعدادات لو حابب، وساعتها النظام بيرحل آخر شهر مقفول لوحده مرة واحدة بس. اخترنا نخليه مقفول افتراضياً لأن الإهلاك حكم محاسبي، مش حاجة تتفاجئ بيها في دفاترك.