الجمعية في دفاترك
تقريبا كل شركة في مصر داخلة جمعية — الشركة نفسها، أو الموظفين مع بعض والشركة ماسكة الحسابات. وأكتر غلطة بتحصل في الدفاتر إن القسط بيتسجل مصروف والدور بيتسجل إيراد. النتيجة إن الشهر اللي دفعت فيه قسطين يبان شهر وحش، والشهر اللي قبضت فيه الجمعية يبان شهر عظيم — وانت ولا كسبت ولا خسرت حاجة، دي فلوسك رايحة وراجعة. ولو معاك شركاء، الغلطة دي بتحرك فلوس بينكم من غير ما حد ياخد باله: شهر الجمعية بيقل ربحه فنصيب الشركاء يقل، وشهر الدور بيزيد فنصيبهم يزيد — على فلوس مش ربح أصلا.
الفكرة ببساطه
لو دفعت أكتر مما قبضت، فالجمعية ليك — ده حق للشركة عند الجمعية. ولو قبضت الدور بدري، فانت لسه عليك الباقي — ده التزام. الرقم ده مالوش أي علاقة بالربح، لا بيزوده ولا بينقصه.
إزاي تشتغل
- 1
١. الجمعية بتاخد حساب، مش بند مصروفات
محاسبك بيفتح حساب واحد للجمعية دي في دليل الحسابات — أصل لو انت دافع ولسه مقبضتش، أو التزام لو قبضت الدور وفاضل عليك أقساط. الحساب ده بيعيش طول عمر الجمعية وكل حركاتها بتتجمع عليه. جمعية جديدة؟ حساب جديد، وكل واحدة بترصيدها لوحدها.
- 2
٢. القسط: سند «دفع على حساب»
كل قسط بتدفعه بتسجله بسند «دفع على حساب»: الفلوس بتخرج من الدرج أو البنك وبتتسجل على حساب الجمعية. مابتلمسش المصروفات خالص — فالشهر ده بيفضل بربحه الحقيقي، والكاش بيقل زي ما قل فعلا.
- 3
٣. الدور: سند «قبض على حساب»
لما ييجي دورك وتقبض، بتسجله بسند «قبض على حساب»: الفلوس بتدخل الخزينة وبتتنزل من حساب الجمعية. مابتتحسبش إيراد ولا بتدخل في المبيعات — فالشهر ده مابيبانش شهر مكسب وهمي.
- 4
٤. مش محتاج تدور على الحساب
في السند فيه اختيارات جاهزة — «قسط جمعية»، «قبض جمعية»، «قسط قرض»، «استلام قرض»، «تأمين مدفوع»، «استرداد تأمين» — والسيستم بيدور على الحساب بالاسم في دليل الحسابات. لو لقى أكتر من حساب بيوريهم لك وانت تختار، ولو ملقاش بيقول لك اعمل الحساب الأول. فالكاشير أو أمين الخزينة مش لازم يعرف دليل الحسابات.
- 5
٥. السيستم بيمنعك تسجل على حساب غلط
السندين دول بياخدوا حساب أصل أو التزام بس. لو اخترت حساب خزينة أو بنك، أو حساب عملاء أو موردين أو شركاء أو موظفين، أو مخزون أو ضرايب أو أصول ثابتة أو رواتب مستحقة — بيرفض، وبيقول لك السند الصح اللي تستخدمه بدالها. والرفض ده بيتعمل وانت بتسجل، وبيتعاد تاني وقت التأكيد — فلو السند مستني موافقة، مابيعدّيش بعدين وهو غلط.
- 6
٦. الرصيد من كشف حساب الجمعية
كشف حساب الجمعية بيوريك كل قسط دفعته وكل دور قبضته بتاريخه، والرصيد الجاري بعد كل حركة. فسؤال «أنا دفعت كام ولسه عليّ كام؟» بقى رقم بتقراه، مش حساب بتعمله على ورقة من دفتر الأقساط.
- 7
٧. نفس السندين للقروض والتأمينات
أي فلوس رايحة وراجعة بتتسجل بنفس الطريقة: قرض من البنك أو من حد، تأمين الإيجار أو تأمين عداد الكهربا والغاز، سلفة لحد بره الشركة. ولو القسط فيه فوايد، على السايت بتحطها كسطر تاني في نفس السند على حساب مصروف — فأصل القرض بينزل من الالتزام والفوايد بتروح للمصروفات، كل واحد في مكانه. وعلى الموبايل الفوايد بتتسجل بسند «مصروف آخر» مستقل.
- 8
٨. جمعية شغالة من قبل ما تبدأ على زمام
لو الجمعية ماشية من قبل ما تدخل على زمام، مش محتاج تسجل كل الأقساط القديمة واحد واحد. محاسبك بيعمل قيد افتتاحي بصافي الموقف — اللي قبضته ناقص اللي دفعته — وبعدين كل حركة جديدة بتتسجل بالسندين عادي.
ببساطة
القسط مش مصروف والدور مش إيراد — أرباحك بتفضل صادقة شهر بشهر.
نصيب كل شريك في الأرباح ما بيتأثرش بالجمعية خالص.
رصيد الجمعية — ليك كام ولسه عليك كام — رقم بتقراه من كشف الحساب في أي وقت.
نفس السندين بيشتغلوا للقروض وتأمين الإيجار والعداد والسلف لطرف خارجي.
ليه ده بيفرق
شهر الجمعية مابقاش شهر خسران
لو الأقساط اتسجلت مصروفات، شهر دفعت فيه قسطين أو تلاتة بيبان ضعيف — وانت بتقارن شهر بشهر وتاخد قرارات على رقم غلط. وبنفس المنطق شهر الدور بيبان قوي وانت مكسبتش جنيه زيادة.
الشركاء ما بيتخانقوش
توزيع الأرباح بيتحسب على الربح. فلما الجمعية تدخل في الربح غلط، نصيب كل شريك بيتحرك على فلوس مش ربح — ودي أكتر حاجة بتولع خلاف بين شركاء، لأن كل واحد شايف رقم وبيحسبه صح. السندين دول بيقطعوا الموضوع من جذوره: الجمعية مالهاش أي أثر على الربح.
من غير قيود يدوية
القيد اليدوي مش مسموح له يلمس حساب خزينة — وده صح، عشان الكاش يتحرك بمستندات بس. وقبل السندين دول مكانش فيه طريقة توصل فلوس الدرج لحساب الجمعية: سند المصروف بياخد حساب مصروفات بس، وسند الإيراد بياخد إيرادات بس. فالمحاسب كان مضطر يلف. بقى فيه السند الصح.
الحدود بوضوح
زمام مش بيدير الجمعية بدالك: مفيش جدول أقساط للجمعية، ولا تنبيه بالقسط الجاي، ولا متابعة لدور مين الشهر ده. اللي بيعمله إنه يسجل الفلوس في مكانها الصح ويحفظ لك الرصيد. الجدول والأدوار بيفضلوا بينكم انتو — واللي بيفرق إن الأرقام في دفاترك بقت صح.
جمعيتك متسجلة في دفتر صغير؟
كلمنا نوريك إزاي القسط والدور بيتسجلوا في دقيقة من غير ما يلخبطوا أرباحك ولا نصيب شركائك.